记录管理：分类与存储全攻略
1. 记录分类规划
在组织中，对文档进行分类规划是记录管理的重要基础。在确定存储位置时，要保持足够的灵活性，以适应未来的变化，同时提供符合当前需求的详细信息。
确定组织内的各种文档类型后，下一步是识别每种文档类型所需跟踪的属性或元数据。这个过程需要反复迭代，并且需要关键业务利益相关者和决策者的参与，以确保捕获到适当的详细信息。
识别文档类型的属性时，可从两个角度入手：
-考虑组织内所有文档类型都需跟踪的高级属性：如文档 ID、部门或机密级别等。
-审查每种文档类型，识别特定于该类型信息的属性：完成对每种文档类型的审查后，比较和分析各种属性，找出常见或可合并的属性，以提高维护效率。
在确定记录管理解决方案所需的属性时，要避免过度分类，以免最终用户跟踪文档属性值变得繁琐。需要在跟踪某些项目的收益与内容作者确保属性最新和准确所需的工作量之间找到适当的平衡。
以下是不同销售文档类型所需的属性示例：
| 标题 | 类别 | 属性 |
| — | — | — |
| 销售提案 | 销售文档 | 标题、客户、销售线索、文档状态、文档所有者、提交日期 |
| 销售报价 | 销售文档 | 标题、客户、销售线索、文档状态、文档所有者、提交日期 |
| 销售合同 | 销售文档 | 标题、客户、销售线索、审批状态、文档所有者、签名日期 |
每个属性的定义示例如下：
| 站点列 | 类型 | 组 | 是否必需 | 配置说明 |
| — | — |
